Ανάπτυξη Προϋπολογισμού Προβλεπόμενου Κόστους
Δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι στις αρχικές φάσεις κάθε προτεινόμενου κατασκευαστικού έργου, είναι το πρώτο καθήκον του Construction Manager (CM), μαζί με άλλους εκπαιδευμένους επαγγελματίες, όπως ο Αρχιτέκτονας και ο Μηχανικός, να αναπτύξουν προϋπολογισμούς προβλεπόμενου κόστους. Αυτά είναι τα αναμενόμενα κόστη που θα δημιουργήσει το έργο, συμπεριλαμβανομένων ειδών όπως έξοδα εργασίας, υλικών και εξοπλισμού. Προφανώς, χωρίς τέτοιες εκτιμήσεις κόστους, ένα συμβούλιο ένωσης ιδιοκτητών σπιτιού δεν θα είχε κανένα σημαντικό τρόπο να γνωρίζει εάν έχει τους πόρους για να χρηματοδοτήσει επαρκώς το έργο.
Προκειμένου να αναπτυχθούν οι ακριβέστερες δυνατές εκτιμήσεις κόστους, η CM θα χρησιμοποιήσει μια προσέγγιση δύο βημάτων. πρώτον μια αναθεώρηση κατασκευασιμότητας/σκοπιμότητας και, δεύτερον, τη διαδικασία υποβολής προσφορών.
Επιθεώρηση Κατασκευιμότητας και Σκοπιμότητας
Στην ανασκόπηση κατασκευασιμότητας/σκοπιμότητας, ο CM, χρησιμοποιώντας τις τιμές του «μέσου όρου του κλάδου» για τα περισσότερα στοιχεία δαπανών, αναπτύσσει το γενικό κόστος για το έργο. Αυτές οι δαπάνες, που ορίζονται ως σημείο αναφοράς, παρέχονται στην HOA για να καθορίσει αρχικά εάν το εύρος της εργασίας, όπως προβλέφθηκε αρχικά, είναι εντός των οικονομικών της δυνατοτήτων. Εάν ναι, τότε η CM θα προχωρήσει στη διαδικασία υποβολής προσφορών για να δημιουργήσει συγκεκριμένο ή σκληρό κόστος από τους αναδόχους που διεκδικούν την ανάθεση του έργου. Εάν όχι, τότε ο CM θα πρέπει να «Αξίζει Μηχανικό» ή να επαναξιολογήσει το εύρος της εργασίας, τα υλικά και τις μεθόδους του έργου προκειμένου να μειώσει το προβλεπόμενο κόστος και να φέρει το αντικείμενο εργασίας του έργου σε μια περιοχή που μπορεί να αντέξει οικονομικά η HOA.
Φάση υποβολής προσφορών
Με βάση το εκτιμώμενο κόστος της αναθεώρησης κατασκευασιμότητας/σκοπιμότητας, στη φάση υποβολής προσφορών, ο CM θα προσπαθήσει να βελτιώσει τις προβλέψεις κόστους θέτοντας το τελικό αντικείμενο εργασίας του έργου στην προσφορά. Για να διασφαλιστεί ότι το κόστος που παρέχεται από τους αναδόχους είναι σχετικά ακριβές, ο CM θα αναπτύξει προδιαγραφές για το έργο που καθορίζουν, με μεγάλη λεπτομέρεια, το εύρος της εργασίας που θα εκτελεστεί, με ποιον τρόπο και με ποια αποδεκτά υλικά. Κάθε υποψήφιος ανάδοχος που θα υποβάλει προσφορά για το έργο θα έχει την ευκαιρία να αναθεωρήσει τις προδιαγραφές, να πραγματοποιήσει μια επιτόπια περιγραφή αξιολόγησης και να δημιουργήσει το δικό του εκτιμώμενο κόστος για την εκτέλεση της κατασκευής σύμφωνα με τις οδηγίες της προδιαγραφής. Η επιλεγμένη προσφορά θα γίνει αργότερα η δομή αμοιβών του αναδόχου στον οποίο ανατέθηκε το έργο.
Τόσο στη φάση ελέγχου κατασκευασιμότητας όσο και στη φάση υποβολής προσφορών, υπάρχει πάντα μια πτυχή της διαδικασίας υπολογισμού του κόστους που μπορεί να προκαλέσει σύγχυση από την πλευρά του HOA—το στοιχείο γραμμής “Απρόβλεπτες συνθήκες”. Σε όλη τη βιομηχανία, αυτό είναι το διαμέρισμα χρέωση δέκα έως δεκαπέντε τοις εκατό προστίθεται στην τελική αξία κάθε προσφοράς και του αριθμού επισκόπησης κατασκευασιμότητας/μελέτης σκοπιμότητας. Τα σχόλια από τον πίνακα διαφέρουν ως προς τον τόνο, αλλά όλα φαίνεται να τονίζουν ένα γενικό θέμα: Γιατί πρέπει να προϋπολογίσουμε ένα κενό στοιχείο γραμμής επιταγής για τον ανάδοχο όταν σας πληρώνουμε για να αναπτύξετε ακριβείς και πλήρεις προδιαγραφές και προβλέψεις κόστους;
Η απάντηση είναι απλή –δεν υπάρχει ακριβής και πλήρης πρόβλεψη κόστους.
Έξι απρόβλεπτες συνθήκες που αυξάνουν το συνολικό κόστος
Υπάρχει μια ποικιλία απρόβλεπτων συνθηκών που μπορούν να επηρεάσουν αρνητικά το συνολικό κόστος ενός έργου. Εδώ είναι αρκετά:
Δικαιοδοσιακά Τέλη και Προαπαιτούμενα
Τα περισσότερα από τα τοπικά οικοδομικά τμήματα της περιοχής Bay, εκείνες οι διαβόητες κυβερνητικές υπηρεσίες που εγκρίνουν κατασκευαστικά έργα και εκδίδουν άδειες, αύξησαν σταθερά και κρυφά το κόστος αδειών τους. Δυστυχώς, η ομοιομορφία στα τέλη αδειών του οικοδομικού τμήματος δεν είναι ο κανόνας. Για παράδειγμα, σε μια ανασκόπηση 15 τμημάτων κτιρίων στην περιοχή του κόλπου που πραγματοποιήθηκε πρόσφατα, όλα είχαν αυξήσει σημαντικά τα ποσοστά τους από τα τελευταία χρόνια και τα περισσότερα είχαν νέες ή αναθεωρημένες προϋποθέσεις έγκρισης. Οι προϋποθέσεις κυμαίνονταν από τον αριθμό των επισκέψεων από έναν επιθεωρητή που απαιτούνται για την έκδοση του Πιστοποιητικού Κατοχής μετά την ολοκλήρωση του έργου, μέχρι τα εργαλεία που έπρεπε να υπάρχουν κατά την άφιξη του επιθεωρητή προκειμένου να διευκολυνθεί η επιθεώρηση. Δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι όταν ερωτήθηκαν μεμονωμένα, διαφορετικό προσωπικό στο ίδιο κτιριακό τμήμα είχε διαφορετικές προϋποθέσεις για πανομοιότυπα κατασκευαστικά έργα. Αυτή η σύγχυση και το αυξημένο κόστος έχουν οδηγήσει σε μια απρόβλεπτη συνθήκη δαπανών χρόνου και αμοιβών που δεν μπορούν να μετρηθούν με ακρίβεια από τους εργολάβους ή τους συμβούλους.
Παράδειγμα ζημιάς από ξηρή σήψη σε πλαίσιο πόρτας
Αποσύνθεση και ξηρή σήψη
Τόσο ο έλεγχος κατασκευασιμότητας/σκοπιμότητας όσο και η τεκμηρίωση υποβολής προσφορών που συζητούνται σε αυτό το άρθρο βασίζουν το προβλεπόμενο κόστος τους σε μια οπτική επιθεώρηση και επανεξέταση των υφιστάμενων συνθηκών. Προφανώς, με ελάχιστες εξαιρέσεις, δεν υπάρχει κανένας τρόπος για τον CM ή τον ανάδοχο να γνωρίζει τι βρίσκεται μέσα στις κοιλότητες του κτιρίου όταν αναπτύσσουν τις αρχικές προβλέψεις κόστους. Μόνο όταν ανοίξουν αυτές οι περιοχές, η αληθινή φύση και η έκταση της αποσύνθεσης ή της μούχλας έρχεται στο φως. Κατά συνέπεια, δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι ένας εργολάβος υποβάλλει εντολές αλλαγής μετά την αρχική κατεδάφιση, μόλις αρχίσει η πρώτη αποκοπή του κτιρίου. Η σημαντική αποσύνθεση οδηγεί σε σημαντικό πρόσθετο κόστος. Σύμφωνα με την πολιτειακή νομοθεσία του εργολάβου, είναι ευθύνη του εργολάβου να αφαιρέσει και να αντικαταστήσει τέτοιου είδους φθαρμένο υλικό και είναι ευθύνη του HOA να πληρώσει γι’ αυτό.
Υπάρχουσες Συνθήκες
Όπως και η αποσύνθεση, οι υπάρχουσες συνθήκες δόμησης μπορεί επίσης να μην είναι αναγνωρίσιμες μέχρι να ανοίξει η δομή του κτιρίου. Κανείς δεν γνωρίζει εάν η αρχική κατασκευή κατασκευάστηκε σύμφωνα με τα σχέδια και τα σχέδια, τον οικοδομικό κώδικα ή/και τα πρότυπα κατασκευής που ίσχυαν εκείνη την εποχή. Παρά ταύτα, οι μέθοδοι επισκευής που αναπτύσσονται στις τρέχουσες προδιαγραφές, τις οποίες χρησιμοποιούν οι υποψήφιοι ανάδοχοι για την κατάρτιση των προσφορών τους, προϋποθέτουν ότι όλη η υφιστάμενη κατασκευή κατασκευάστηκε σύμφωνα με τα σχέδια και τον κώδικα που ίσχυε κατά την αρχική κατασκευή. Κατά συνέπεια, εάν υπήρχε απόκλιση από τον κώδικα, η κατάσταση θα έπρεπε να διορθωθεί ως απρόβλεπτη κατάσταση.
Βεβαίως, σε περιπτώσεις ανακατασκευής που υποκινούνται από δικαστικές αγωγές, τα χρονοδιαγράμματα επισκευής που έχουν αναπτυχθεί από ειδικούς στον τομέα των ιατροδικαστικών δοκιμών θα μπορούσαν να μετριάσουν την απρόβλεπτη κατάσταση, αλλά αυτά τα χρονοδιαγράμματα δεν αξιολογούν κάθε μονάδα σε κάθε κτίριο για την ίδια κατάσταση. Οι ιατροδικαστικές αξιολογήσεις πραγματοποιούν «στατιστική δειγματοληψία» ενός τυχαίου αριθμού τοποθεσιών (παραδοσιακά το 10 τοις εκατό ενός συμπλέγματος HOA). Έτσι, δεν υπάρχει συνήθως δυνατός τρόπος να συνειδητοποιήσουμε ακριβώς πόσες τοποθεσίες σε όλο το έργο έχουν μια υπάρχουσα συνθήκη που δεν πληροί τους οικοδομικούς κώδικες, έως ότου ανοίξει κάθε τοποθεσία.
Επικίνδυνα υλικά
Ορισμένα παλαιότερα έργα κατασκευής κατοικιών πολλαπλών μονάδων μπορεί να έχουν μολυνθεί από επικίνδυνα υλικά, κυρίως αμίαντο, βαφή μολύβδου ή καλούπια/μύκητες. Υπό παραδοσιακές συνθήκες, αυτές οι συνθήκες ενδέχεται να μην επηρεάζουν το κατασκευαστικό έργο και, επομένως, παραδοσιακά δεν περιλαμβάνονται στις αρχικές προβλέψεις κόστους. Για παράδειγμα, εάν ο αμίαντος βρισκόταν στις οροφές των μονάδων των οποίων οι στέγες στεγάζονται επί του παρόντος, τότε το μόνο αντίκτυπο στο έργο θα προέκυπτε εάν μια στέγη πέσει μέσα από την οροφή και καταστρέψει την οροφή. Όπως είναι λογικό, δεν υπάρχει τρόπος να εκτιμηθεί πόσες φορές οι υπάλληλοι ενός σκεπαστή θα έπεφταν μέσα από στέγες καθ’ όλη τη διάρκεια ζωής του έργου! Από την άλλη πλευρά, εάν ο αμίαντος βρίσκεται στο υπάρχον υλικό στέγης, το οποίο ο ανάδοχος θα αφαιρούσε και θα αντικαθιστούσε, τότε οι αρχικοί προϋπολογισμοί θα πρέπει να περιλαμβάνουν το κόστος αποκατάστασης της απομάκρυνσης και διάθεσης του αμιάντου.
Προγραμματισμός ιδιοκτήτη σπιτιού
Είναι δύσκολο για τον CM να γνωρίζει τη στάση των μεμονωμένων ιδιοκτητών σπιτιού απέναντι στην εργασία που προτείνεται. Ανάλογα με τη συμμετοχή στο HOA, τα προβλήματα πρόσβασης δημιουργούν πολλές επιπλέον ώρες για τον CM και τον ανάδοχο. Όταν οι ιδιοκτήτες μονάδων αποτυγχάνουν να επιτρέψουν την πρόσβαση στις μονάδες τους για εργασία του προσωπικού κατασκευής ή όταν οι ιδιοκτήτες μονάδων δεν ακολουθούν πολιτικές μετά την κατασκευή, όπως η περιορισμένη χρήση ορισμένων περιοχών της μονάδας όπου το υλικό δεν είναι στεγνό, το κόστος αυξάνεται γρήγορα.
Για τον μετριασμό των δαπανών του έργου, η CM, το διοικητικό συμβούλιο της HOA και ο ανάδοχος συναντώνται στην αρχή κάθε έργου για να αναπτύξουν ένα χρονοδιάγραμμα για την κατασκευή, προσδιορίζοντας ποια κτίρια θα εργαστούν με μια συγκεκριμένη σειρά, ώστε να μεγιστοποιηθεί η απόδοση κατά τη διάρκεια ζωής του έργου. Τα τρέιλερ εξοπλισμού είναι σταθμευμένα σε ένα σημείο και οι εργαζόμενοι διασκορπίζονται με βάση το χρονοδιάγραμμα.
Οι προκαταρκτικές ειδοποιήσεις διανέμονται σε καθορισμένες μονάδες και κτίρια, τόσο από τον CM όσο και από τον ανάδοχο αρκετές εβδομάδες πριν από την έναρξη των εργασιών. Οι προκηρύξεις αναφέρουν ποιες εργασίες θα ξεκινήσουν σε κάθε μονάδα, την ημέρα έναρξης και τη χρονική περίοδο κατασκευής σε κάθε μονάδα. Οι ειδοποιήσεις αναφέρουν περαιτέρω ότι είναι ευθύνη των ιδιοκτητών του σπιτιού να έχουν τις μονάδες τους έτοιμες για κατασκευή (εσωτερικές ή εξωτερικές εργασίες), συμπεριλαμβανομένης της μεταφοράς όλων των επίπλων σε ασφαλή απόσταση μακριά από την περιοχή κατασκευής, της αφαίρεσης όλων των πολύτιμων αντικειμένων και αποθηκευμένο σε ασφαλή τοποθεσία και όλα τα κατοικίδια ζώα περιορισμένα.
Εάν ο εργολάβος δεν βρει τη μονάδα σε τέτοια προετοιμασμένη κατάσταση, προκύπτουν καθυστερήσεις επειδή οι εργασίες σε αυτή τη μονάδα πρέπει να επαναπρογραμματιστούν και το χρονοδιάγραμμα κατασκευής να αναθεωρηθεί. Ομοίως, όταν ορισμένοι ιδιοκτήτες μονάδων δεν επιτρέπουν την πρόσβαση επειδή διαφωνούν με τους τελικούς κατασκευαστικούς στόχους της HOA ή αποτυγχάνουν να αποκαλύψουν προηγούμενες διακοπές ή άλλες μεγάλες περιόδους απουσίας κατά τη διάρκεια της περιόδου του έργου, ο ανάδοχος αναγκάζεται να αναθεωρήσει το χρονοδιάγραμμα του έργου. Η επανακινητοποίηση του πληρώματος και των ρυμουλκούμενων εξοπλισμού σε άλλες τοποθεσίες σε εβδομαδιαία, αν όχι καθημερινή βάση, οδηγεί σε αλλαγή παραγγελιών και πρόσθετο κόστος.
Κατεστραμμένα αντικείμενα
Κατά τον τερματισμό του έργου, ορισμένοι ιδιοκτήτες μονάδων ενδέχεται να υποβάλουν χρεώσεις αποζημίωσης εξόδων στην ένωση για προσωπικά αντικείμενα που υπέστησαν ζημιές ως αποτέλεσμα της κατασκευής. Ενώ ο ανάδοχος, με βάση την ευθύνη του για τη ζημιά τους, αποζημιώνει ορισμένα είδη, πολλά αντικείμενα δεν είναι, και έτσι αφήνονται στην HOA να καθορίσει την τελική ευθύνη και να αποζημιώσει τα μέλη. Προφανώς, οι περισσότεροι εργολάβοι δεν θα αποζημιώσουν αντικείμενα που ήταν ευθύνη του ιδιοκτήτη της μονάδας να αποθηκεύσει, να ασφαλίσει ή να αφαιρέσει από τις εγκαταστάσεις πριν από την κατασκευή, τα οποία στη συνέχεια καταστραφούν ή καταστραφούν. Η επίλυση τέτοιων αξιώσεων προσθέτει χρόνο και χρήμα στον προϋπολογισμό του έργου.
Η παραπάνω λίστα δεν είναι εξαντλητική. Ενώ δαπανώνται πολλές ώρες στη φάση προκατασκευής για την ανάπτυξη ακριβών αναπαραστάσεων κόστους, είναι αδύνατο να προσδιοριστούν όλα τα μεταβλητά κόστη που θα επηρεάσουν το τελικό αποτέλεσμα. Από αυτή την άποψη, η κατασκευή είναι περισσότερο τέχνη παρά επιστήμη και το κόστος έκτακτης ανάγκης για «Απρόβλεπτες συνθήκες» είναι ένα αναγκαίο κακό που πρέπει να υπάρχει προκειμένου να επιτραπεί σε μια HOA να χρηματοδοτήσει επαρκώς τα απαραίτητα έργα. Χωρίς ένα τέτοιο ενδεχόμενο, η μεγαλύτερη δυνατή καθυστέρηση – η αδυναμία του HOA να χρηματοδοτήσει επαρκώς το έργο από την έναρξη έως την ολοκλήρωση – θα συνέβαινε τακτικά, αναγκάζοντας την αναστολή των εργασιών.
Ο Ken Kosloff είναι Κύριος στην Richard Avelar Associates και μέλος του ECHO Maintenance Resource Panel. Φωτογραφία ευγενική προσφορά του David Schott.
